Bạn đã bao giờ tự hỏi giấy báo nợ là gì và vai trò của nó trong kế toán công nợ? Trong lĩnh vực kế toán, giấy báo nợ được sử dụng rộng rãi và có tầm quan trọng đáng kể trong các giao dịch mua bán và công nợ. Nhưng bạn có hiểu rõ về nó và cách viết giấy báo nợ đúng cách? Bài viết này sẽ mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan về giấy báo nợ, từ khái niệm, sử dụng, phân biệt với giấy báo có và ủy nhiệm chi, cũng như cách viết giấy báo nợ chính xác. Hãy theo dõi để tìm hiểu thêm về chủ đề này!
Giấy báo nợ là gì?
Giấy báo nợ là chứng từ được sử dụng trong kế toán liên quan đến công nợ, có vai trò là căn cứ đòi nợ. Đây là một loại văn bản thông báo cho người mua về nghĩa vụ nợ của mình, hoặc được lập bởi người mua để thông báo về việc trả lại hàng hóa đã mượn. Giấy báo nợ thường được sử dụng trong giao dịch mua bán giữa hai doanh nghiệp. Nó có thể cung cấp thông tin về một hóa đơn sắp tới hoặc nhắc nhở về số tiền đến hạn. Nếu hàng hóa bị trả lại, giấy báo nợ cũng thể hiện lý do trả lại, tổng số tiền tín dụng đã thanh toán và thông tin về hàng hóa liên quan. Đây là một loại chứng từ tùy chọn và không bắt buộc trong các giao dịch mua bán.
Phân biệt giấy báo nợ và giấy báo có
Giấy báo có là một loại văn bản thông báo cho tài khoản của bạn hoặc công ty bạn về số tiền đã nhận, đơn vị thanh toán và mục đích thanh toán. Trong khi đó, giấy báo nợ được sử dụng để thông báo cho doanh nghiệp về số tiền đến hạn cần phải thanh toán. Sự khác biệt giữa hai loại giấy báo này còn phụ thuộc vào nguồn phát hành. Thông thường, ngân hàng là tổ chức phát hành giấy báo có và giấy báo nợ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, giấy báo có có thể do người bán hoặc đại lý phát hành, còn giấy báo nợ thì do người mua hoặc khách hàng lập. Khi sử dụng, giấy báo có của người bán được ghi bằng mực đỏ, còn giấy báo nợ của người mua được ghi bằng mực xanh. Trong quá trình hạch toán kế toán, giấy báo nợ được sử dụng để ghi sổ phản ánh số nợ trong tài khoản doanh nghiệp, trong khi giấy báo có dùng để ghi sổ phản ánh số có của tài khoản doanh nghiệp.
Phân biệt giấy báo nợ và ủy nhiệm chi
Ủy nhiệm chi là một loại chứng từ giao dịch, do người trả tiền lập để ủy quyền cho ngân hàng thanh toán cho người thụ hưởng. Trong khi đó, giấy báo nợ được sử dụng để thông báo cho doanh nghiệp về số tiền đến hạn cần thanh toán. Giấy báo nợ được phát hành khi có khoản nợ yêu cầu thanh toán hoặc khi ngân hàng tính phí. Ủy nhiệm chi được phát hành khi nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng yêu cầu thanh toán khoản nợ đối với người thụ hưởng. Thông thường, giấy báo nợ được phát hành bởi ngân hàng, người bán hoặc đại lý. Còn Ủy nhiệm chi được phát hành khi khách hàng lập, ký và gửi cho ngân hàng để yêu cầu trừ tiền từ tài khoản của mình.
Mẫu giấy báo nợ mới nhất
Hiện nay, có nhiều mẫu giấy báo nợ được sử dụng trong các giao dịch thương mại. Các ngân hàng thường có mẫu giấy báo nợ riêng, ví dụ như ngân hàng BIDV, ACB, Techcombank. Ngoài ra, Bộ Tài chính cũng ban hành mẫu giấy báo nợ theo Thông tư 19/2020/TT-BTC. Các mẫu này đáp ứng các quy định pháp luật về giấy báo nợ. Doanh nghiệp có thể tham khảo và lựa chọn mẫu phù hợp cho mình.
Cách viết giấy báo nợ
Khi viết giấy báo nợ, cần điền đầy đủ thông tin sau:
- Tên và thông tin của nhà cung cấp, bao gồm địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế.
- Tiêu đề "Giấy báo nợ".
- Ngày phát hành giấy báo nợ.
- Tên, địa chỉ, số điện thoại hoặc số fax/số CMND/CCCD của doanh nghiệp/cá nhân người nhận.
- Số tài khoản, tên tài khoản và ngân hàng của người chuyển tiền và người thụ hưởng.
- Thông tin về số và thời gian lập hóa đơn thuế hoặc các loại hóa đơn khác liên quan.
- Giá trị tính thuế, tỷ lệ và số tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ, nội dung giao dịch được ghi nợ hoặc ghi nợ cho người được thanh toán.
- Chữ ký và đóng dấu của nhà cung cấp hoặc đại diện được ủy quyền của nhà cung cấp cùng với chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệp và giám đốc ngân hàng.
Kết luận
Trên đây là tất cả những thông tin quan trọng về giấy báo nợ và tầm quan trọng của nó trong kế toán công nợ. Giấy báo nợ là một chứng từ không thể thiếu trong các giao dịch mua bán và công nợ của doanh nghiệp. Với vai trò của nó trong việc thông báo về nghĩa vụ nợ và thanh toán, giấy báo nợ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính. Hi vọng rằng thông tin trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về giấy báo nợ, cách sử dụng và cách viết giấy báo nợ chính xác. Hãy áp dụng những kiến thức này trong công việc kế toán của bạn để đạt được sự chính xác và hiệu quả trong quản lý công nợ của doanh nghiệp.
