Bạn đang quan tâm đến cách viết email tiếng Nhật một cách chuẩn và chuyên nghiệp? Bài viết này sẽ giúp bạn làm điều đó! Chúng tôi sẽ cung cấp mẫu email tiếng Nhật, cùng với những hướng dẫn cụ thể về cách viết email tiếng Nhật. Bất kể bạn đang ứng tuyển việc làm, hay muốn thiết lập mối quan hệ kinh doanh với đối tác Nhật, viết email một cách chính xác và lịch sự là rất quan trọng. Vậy còn chờ gì nữa, hãy cùng tìm hiểu cách viết email tiếng Nhật hàng chuẩn ngay bây giờ!
Cấu trúc viết email tiếng Nhật
Email tiếng Nhật chuẩn
Khi viết email tiếng Nhật, để đảm bảo chuẩn mực, chúng ta cần tuân thủ cấu trúc chuẩn. Một email tiếng Nhật chuẩn bao gồm các yếu tố sau đây: địa chỉ người nhận (atena), lời chào (aisatsu), tự tên (nanori), nội dung cốt lõi (youshi), và chi tiết (shousai). Việc tuân thủ cấu trúc này giúp gửi đi một email trang trọng và chuyên nghiệp.
Cách viết người nhận
Khi viết email tiếng Nhật, điều quan trọng là phải biết cách viết người nhận một cách chính xác và tôn trọng. Người nhận thường được viết đầu tiên trong email. Ví dụ, nếu bạn viết email cho công ty XYZ, bạn có thể viết "XYZ 株式会社" làm tên công ty hoặc tổ chức. Ngoài ra, nếu có chức danh như "代表取締役" (daihyou torishime yaku), bạn cũng có thể thêm vào. Đối với tên người nhận, nếu bạn biết đầy đủ họ và tên của họ, bạn cần sử dụng chữ "様" (san) để tôn trọng. Tuy nhiên, khi quan hệ gần gũi, bạn có thể sử dụng "さ ん" (san) thay vì "様".
Cách viết lời chào
Lời chào trong email tiếng Nhật mang tính trang trọng và lịch sự. Một số câu chào hỏi thường được sử dụng bao gồm "ご無沙汰しております" (gobusata shite orimasu) có nghĩa là "Lâu rồi không gặp", "先日は、ありがとうございました" (seinjitsu ha, arigatou gozaimashita) có nghĩa là "Cảm ơn vì ngày hôm qua", và "早速のご連絡、ありがとうございます" (sassoku no gorenraku, arigatou gozaimasu) có nghĩa là "Cảm ơn bạn đã liên hệ sớm". Tuy nhiên, khi gửi email trong công ty, thì các câu chào hỏi phổ biến hơn là "お世話になっております" (osewa ni natte orimasu) có nghĩa là "Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi" hoặc "いつも大変お世話になっております" (itumo taihen osewa ni natte orimasu) có nghĩa là "Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi".
Cách viết tự tên
Khi viết tự tên trong email tiếng Nhật, chúng ta cần đưa ra các thông tin như tên công ty, chức danh, và tên của chúng ta. Điều này giúp cho người đọc email có thể hiểu rõ đối tượng mà họ đang liên hệ. Đối với tên người gửi, nếu tên đã được ghi sẵn trong email, ta vẫn nên đặt ra một lần nữa để đảm bảo người nhận có thể nhận ra người gửi. Điều này cũng quan trọng khi đọc email trên điện thoại di động, vì thông tin người gửi không thể hiển thị đầy đủ. Chúng ta có thể sử dụng cấu trúc "chức vụ – họ và tên と申します" để xưng tên mình.
Cách viết nội dung cốt lõi
Phần nội dung cốt lõi của email tiếng Nhật là nơi chúng ta trình bày thông tin và mục đích của email một cách rõ ràng. Chúng ta có thể sử dụng các cụm từ như "打ち合わせの日程について、ご相談いたします" (Tôi muốn thảo luận về lịch trình cuộc họp) và "先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました" (Tôi gửi email này để cảm ơn bạn về việc ngày hôm trước). Khi cần xác nhận câu trả lời, ta có thể sử dụng các cụm từ như "お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします" (Xin lỗi vì phiền bạn, nhưng vui lòng xác nhận) và "お返事をお待ちしております" (Tôi đang đợi câu trả lời của bạn).
Cách viết chi tiết
Trong phần này, chúng ta cần trình bày chi tiết nội dung mà ta muốn truyền đạt, lưu ý sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu để đảm bảo người đọc hiểu rõ. Có thể sử dụng dạng danh sách, liệt kê, gạch đầu dòng để làm rõ nội dung. Đối với ví dụ về từng phần, ta có thể thấy "内容 ビジネスメールコミュニケーション講座" (Nội dung: Bài giảng giao tiếp trong kinh doanh) và "日時 2019 年 2 月 22 日 （金）" (Thời gian: ngày 22 tháng 2 năm 2019, Thứ sáu).
Cách ký tên
Ở cuối email, ta có thể ký tên bằng cách viết tên mình hoặc có thể thêm thông tin đầy đủ của công ty, như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và URL trang web. Thông tin này giúp người nhận có thể liên hệ với chúng ta một cách dễ dàng và chính xác.
Vậy còn chờ gì nữa? Hãy viết email tiếng Nhật chuyên nghiệp ngay hôm nay!
Đã không còn gì tuyệt vời hơn khi bạn có thể viết email tiếng Nhật một cách trôi chảy và ấn tượng. Với mẫu email và những hướng dẫn cụ thể về cách viết email tiếng Nhật, bạn có thể tự tin giao tiếp với đối tác, ứng viên việc làm hoặc những người Nhật khác. Hãy nhớ áp dụng cấu trúc và cách viết chính xác, đồng thời sử dụng những từ ngữ lịch sự và lời chào phù hợp. Đừng ngần ngại nữa, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng cách viết email tiếng Nhật chuẩn và ấn tượng. Chúc bạn thành công trong việc viết email tiếng Nhật!
