Outlook là một ứng dụng quản lý email và lịch làm việc phổ biến mà nhiều người dùng văn phòng sử dụng hàng ngày. Tuy nhiên, ít người thực sự biết tận dụng và khai thác hết tiềm năng của Outlook. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn cách đính kèm email trong Outlook một cách nhanh chóng, hiệu quả và cách đính kèm tệp vào trong email. Bạn sẽ khám phá cách sử dụng tính năng chuyển tiếp email dưới dạng tệp đính kèm, cách đính kèm tệp vào trong Calendar và Task trên Outlook. Hãy cùng tìm hiểu để tận dụng hết các tiện ích mà Outlook mang lại cho công việc của bạn.
Hướng dẫn đính kèm email trong Outlook
Sử dụng tính năng chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm
Tính năng chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm trong Outlook cho phép người dùng nhanh chóng đính kèm email dưới dạng tệp vào một email mới. Giới hạn kích cỡ tệp đính kèm trong phần mềm Outlook là 20MB và 10MB đối với tài khoản Exchange (email doanh nghiệp). Để sử dụng tính năng này, người dùng cần thực hiện các bước sau:
- Mở phần mềm Outlook trên máy tính và chọn New Email (soạn thư mới).
- Chọn Insert > Attach File để thêm tệp đính kèm vào email.
- Người dùng có thể chọn tệp từ Recent Items (các tệp gần đây), Browse this PC (duyệt tệp trên máy tính) hoặc Browse Web Location (duyệt tệp từ nguồn Internet).
Tính năng này giúp người dùng dễ dàng đính kèm tệp đính kèm vào email một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Thao tác đính kèm nhanh
Người dùng có thể sử dụng thao tác đính kèm nhanh trong Outlook để đính kèm email vào một email mới. Các bước thực hiện như sau:
- Mở phần mềm Outlook.
- Chọn New Email để tạo một email mới.
- Tiếp theo, chọn Insert > Attach File để thêm tệp đính kèm.
- Người dùng có thể chọn tệp từ danh sách các tệp gần đây (Recent Items), duyệt tệp trên máy tính (Browse this PC) hoặc duyệt tệp từ nguồn Internet (Browse Web Location).
Thao tác đính kèm nhanh giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng gửi các tệp đính kèm trong email.
Thủ thuật đính kèm tệp vào Outlook
Đính kèm tệp vào mục Calendar (lịch)
Trên Outlook, người dùng có thể đính kèm tệp đính kèm không chỉ trong email mà còn trong mục Calendar (lịch) để liên kết với sự kiện cụ thể. Để đính kèm tệp vào mục Calendar, người dùng cần thực hiện các bước sau:
- Mở một sự kiện lịch đã tồn tại hoặc tạo một sự kiện mới trên Calendar.
- Chọn Thêm > Chèn > Phần đính kèm.
- Người dùng có thể chọn nguồn tệp và tải lên, sau đó nhấn OK để hoàn thành việc đính kèm tệp vào mục Calendar.
Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi các tệp đính kèm liên quan đến các sự kiện trong calendar.
Đính kèm tệp vào mục Task (nhiệm vụ)
Trên Outlook, người dùng cũng có thể đính kèm tệp đính kèm vào mục Task (nhiệm vụ) để liên kết với các công việc cần hoàn thành. Để đính kèm tệp vào mục Task, người dùng cần thực hiện các bước sau:
- Mở một nhiệm vụ đã tồn tại hoặc tạo một nhiệm vụ mới trên Task.
- Chọn Chèn.
- Người dùng có thể chọn nguồn tệp và tải lên, sau đó nhấn OK để hoàn thành việc đính kèm tệp vào mục Task.
Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi các tệp đính kèm cần thiết liên quan đến các nhiệm vụ trên Outlook.
Câu hỏi liên quan khi gửi tệp trên Outlook
Gửi video và file dung lượng lớn qua Outlook
Đối với việc gửi video và các tệp có dung lượng lớn qua Outlook, người dùng có thể thực hiện các cách sau:
- Nén tệp khi đính kèm: Người dùng có thể sử dụng phần mềm nén tệp để giảm kích thước của tệp trước khi đính kèm vào email.
- Sử dụng Google Drive: Người dùng có thể tải tệp lên Google Drive và gửi liên kết đến tệp đó trong email của mình.
- Giảm kích thước tệp: Người dùng có thể sử dụng phần mềm chỉnh sửa ảnh hoặc video để giảm kích thước của tệp trước khi gửi qua Outlook.
Những cách này giúp người dùng dễ dàng gửi và nhận các tệp video và dung lượng lớn qua Outlook một cách thuận tiện và nhanh chóng.
Tạo cuộc hẹn và đặt lời nhắc trong Outlook
Để tạo cuộc hẹn và đặt lời nhắc trong Outlook, người dùng cần thực hiện những bước sau:
- Mở phần mềm Outlook và nhấn vào biểu tượng Calendar ở góc phải màn hình.
- Chuột phải vào ngày muốn tạo cuộc hẹn và chọn New Appointment.
- Nhập các thông tin yêu cầu như tiêu đề, thời gian cuộc hẹn và nhấn Save & Close để lưu lại cuộc hẹn.
Việc tạo cuộc hẹn và đặt lời nhắc giúp người dùng quản lý thời gian hiệu quả và nhớ được các công việc cần hoàn thành trên Outlook.
Kết luận
Trên Outlook, việc đính kèm email và tệp đính kèm là một kỹ năng quan trọng giúp người dùng quản lý email và công việc hàng ngày một cách hiệu quả. Qua bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn cách đính kèm email trong Outlook một cách nhanh chóng và đơn giản. Bạn đã học cách sử dụng tính năng chuyển tiếp email thành tệp đính kèm, cách đính kèm email vào lịch và nhiệm vụ trên Outlook. Hy vọng rằng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn tận dụng toàn bộ tiềm năng của Outlook và nâng cao năng suất làm việc của bạn. Hãy áp dụng những kỹ thuật này vào công việc hàng ngày để trải nghiệm sự tiện ích và linh hoạt mà Outlook mang lại.
